fbpx

Wyciągnął z kieszeni marynarki mały, zabezpieczony gumką notes. Naskrobał w nim kolejną prośbę babci. Dla mnie i dla pozostałych domowników oznaczało to tylko jedno. Skoro dziadek zanotował, to wiadomo było, że nie zapomni.

Mapa artykułu

a12822a5212a2944c31bb7da6077dfd4
 

Spis treści pokaż/ukryj


Cała treść artykułu...

Od wspomnień z dzieciństwa minęło sporo czasu, również tego technologicznego. Zmieniły się narzędzia, jednak idea pozostała taka sama: dobrze zorganizowany mężczyzna posiada narzędzie, które przypomni mu o jego zobowiązaniach we właściwym czasie i we właściwym miejscu. Notes dziadka, podobnie jak scyzoryk, był dla mnie atutem prawdziwego mężczyzny.

W rzeczywistości nie wyróżniał się niczym szczególnym. Niewielka książeczka, której kartki z upływem czasu były coraz bardziej sfatygowane. Okładka wywijała się i przypominał starą miotłę. Jedynie gumka pomagała mu odzyskać dawny kształt.

W czym więc tkwiła tajemnica jego skuteczności?

Z pewnością nie w wyglądzie, choć — o czym za chwilę — on również miał znaczenie. Kiedy wpiszemy w wyszukiwarkę frazę „program do zarządzania informacją osobistą” (ang. Personal Information Manager, w skrócie PIM) uzyskamy mnóstwo propozycji. Wybór nie jest więc prosty, ale odpowiedź na to pytanie potraktujemy jako kryterium selekcji dla najlepszych.

Poniżej znajdziesz pięć moich podpowiedzi, które pomogą ci wybrać tak, byś nie żałował.

1. Zawartość

Wiadomo, że kwiatek nie pasuje do kożucha. Ten drugi ma przede wszystkim chronić od mrozu, a od ozdabiania jest suknia lub smoking. Analogicznie więc siłą elektronicznego notesu będzie jego zawartość. Za nim zabierzesz się za szukanie, zacznij od budowania systemu zarządzania informacjami osobistymi. Od ustalenia, co chcesz w nim gromadzić. Odwrócenie problemu skróci znacznie listę wyboru. Część z  programów, na które trafisz, będzie popisem kunsztu informatycznego połączonego ze sprawnym działaniem marketingowców. Nie za ładny notes jednak szanowaliśmy dziadka, ale za to, co w nim potrafił znaleźć.

Tak, wiem. Na tym kryterium to właściwie można zakończyć pisanie artykułu. Każdy, kto ma dopracowany system organizacji pracy, jest w stanie dobrać do niego narzędzie. Wybór programu można jednak potraktować również jako motywację do uporządkowania własnych spraw. Jeżeli zdecydujesz się na takie podejście, to zwróć uwagę na kolejne podpowiedzi.

2. Prostota

Zdradzę ci tajemnicę. Programy do zarządzania informacjami mają mnóstwo różnych funkcji. Nie dlatego jednak, że pamiętanie jest tak skomplikowane. Więcej możliwości, to większa elastyczność. Ona rozszerza grupę użytkowników i poprawia sprzedaż. Nie czuj się zobowiązany do korzystania z wszystkich. Minimalistyczny system wcale nie jest gorszy. Ważne, by był skuteczny i wymagał od właściciela tylko tyle zaangażowania, ile jest to niezbędne. Zastanawianie się nad zastosowaniem kolejnej funkcji nie spełnia tego warunku. Zacznij więc od przeglądania prostych rozwiązań i sprawdź czy wystarczą. Podejście od dołu się sprawdza, ponieważ nie każdy potrzebuje czołgu, by zaorać ogródek.

3. Dostępność

Notes był magiczny. Znajdował się zawsze w tym miejscu, w które sięgała dziadka ręka. Ty prawdopodobnie trafisz nią na smartfona. Dlatego też sposób, w jaki korzystać będziesz z programu, powinien być dostosowany do przyzwyczajeń.

A co, gdy nie chcesz, by to był telefon?

Takie zadanie spełni również komputer lub tablet, pod warunkiem, że będziesz miał go zawsze przy sobie. Są to wysoko postawione wymagania więc sprosta im niewiele urządzeń. Jeżeli dojdziesz do wniosku, że papierowy notes jest niezbędnym uzupełnieniem, to znaczy, że masz rację. Nie zmieniaj się na siłę.

4. Przeglądanie

Sfatygowana książeczka wyglądała jak miotła Baby Jagi, ponieważ była wielokrotnie wertowana. Wpisanie do programu wszystkich ważnych informacji to pierwszy krok do skuteczności. Nie mniej istotne jest systematyczne przeglądanie, sprawdzanie, usuwanie tego, co zbędne i sprawdzanie, co jeszcze zostało do zrobienia. Takie założenie spełni narzędzie, które będzie trwałe i które działa zawsze. Za tą cechę odpowiada forma i sposób wykonania. 

Kalendarze z księgarni są wykonane z dobrych materiałów i z dbałością o szczegóły. Dzięki temu zyskują odporność, która pozwala na ciągłe otwieranie i zamykanie przez co najmniej 365 dni. Ze swoim elektronicznym narzędziem również spędzisz mnóstwo czasu. Warto, by ci się po prostu podobało. Pierwsze wrażenie jednak minie. Bezpieczniej więc gdy skupisz się nie na aktualnych trendach w programowaniu, ale na swoich preferencjach.

5. Kompatybilność

Kompatybilność jest powiązana z programami komputerowymi. O niej nie myślał mój dziadek, kiedy co roku przepisywał najważniejsze terminy z jednego notesu do drugiego. Dziś mamy łatwiej. Wersja cyfrowa pozwala na wielokrotne korzystanie z raz wprowadzonych danych. O zgodności powinieneś jednak pamiętać, ponieważ za każdym programem stoi jakaś firma. Od niej zależą aktualizacje i rozwój funkcjonalności. Firmy również bankrutują lub są przejmowane. Nawet te największe i najślniejsze nie dają gwarancji wieczystej. Przed niechcianymi zmianami chroni eksport danych do ogólnie uznanego formatu. Dzięki niemu przejście na nowe narzędzie będzie mniej kosztowne niż przepisywanie. Ułatwia on też regularne wykonywanie kopii zapasowej.

Jaki jest mój wybór?

Korzystam z programu 2Do (www.2doapp.com/). Zdecydowałem się na niego kilka lat temu. Kosztuje 61,49$. Przy obecnym kursie to około 250 zł. Sporo. Po tym jak wykorzystałem 21 dni okresu próbnego, długo zwlekałem z decyzją. Doczekałem się jednak promocji, a ona zmniejszyła ból rozstania z taką ilością pieniędzy.

Kiedy podejmowałem decyzję, byłem w trakcie tworzenia systemu zarządzania zadaniami. Tak na marginesie. Jego budowa nigdy nie będzie zadaniem skończonym. Zmienia się on równolegle do obowiązków, zakresu odpowiedzialności i funkcji społecznych, jakie pełnisz. Mało elastyczny program straci więc swoją przydatność zbyt szybko i zmusi cię do ponownego szukania.

Według tego kryterium możemy uszeregować kilka programów. Z jednej strony znajdą się takie jak Checklist One, Google Tasks, notatnik z funkcją tworzenia list. Z drugiej — kombajny w stylu Omni Focus lub Outlook. 2Do mieści się gdzieś po środku i integruje listę oraz terminarz z prostym notatnikiem. Z programem pocztowym połączyłem go wtyczką, za pomocą której eksportuję emaile (wtyczka dostępna jest w programie Spark). Podobnie będziesz korzystać z Things, Todoist, Remember the milk lub Any.do.

2Do ma swoją wersję na komputer, tablet i telefon. Użyteczność uzyskuje się między innymi dzięki projektowaniu wyglądu i funkcji pod konkretne urządzenie. Nie sprawdzi się uruchamianie tego samego tak samo na dużym lub małym ekranie. Rozmiar telefonu gwarantuje poręczność, ale nie wygodę, kiedy masz rozbudowane listy zadań. Tą uzyskasz na komputerze. Dlatego też najlepsze programy dostosowują wygląd i funkcje do różnych urządzeń.

Nie jest to jedyne podejście do zapewniania dostępność. Aplikacje webowe pozwalają na przeglądanie danych niezależnie od urządzenia, z którego korzystasz. Dzięki temu dają swobodny wybór systemu operacyjnego.

Inną realizacją dostępności jest możliwość zapisania zadania zawsze, gdy tego potrzebujesz. Ja, gdy pracuję na komputerze, korzystam z kombinacji dwóch klawiszy, by uruchomić okienko dodawania zadania. Dzięki niemu notuję, bez rozpraszania się.

Szybkie dodawanie wielu zadań jest również pomocne. Wkleisz za jego pomocą treść całego maila, a program z akapitów utworzy na liście zadań osobne punkty.

2Do spełnia warunek kompatybilności. Wszystkie zapiski mogę wyeksportować do formatu CSV, który obsługują inne programy. Nawet arkusz kalkulacyjny.

Idealny program do zarządzania zadaniami to taki, który dostosowuje się do naszych potrzeb, a nie wymaga tego od nas. I robi to odpowiednio długo, by na siebie zarobić.

Jak oceniasz przydatność artykułu:

Jak oceniasz artykuł?

Kliknij na gwiazdkę by ocenić!

As you found this post useful...

Follow us on social media!

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?

Jak oceniasz artykuł?

Kliknij na gwiazdkę by ocenić!

As you found this post useful...

Follow us on social media!

We are sorry that this post was not useful for you!

Let us improve this post!

Tell us how we can improve this post?

Share:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *